Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

8. Бизнес-процесс «Закупка товарно-материальных ценностей»

Особенности бизнес-процесса и схема документооборота.

   Схема документооборота в этом бизнес-процессе приведена на рис. 16. Она не является совершенно исчерпывающей. На схеме представлены варианты закупки с оплатой наличными или безналичными деньгами. В первом случае начальным документом является счет на оплату, полученный от поставщика. Во втором – сотрудник предприятия берет в кассе наличные под отчет, имея лишь общие указания относительно того, что следует приобрести. Обычно он сам принимает окончательное решение о выборе поставщика и номенклатуре закупаемых ТМЦ. В этом случае начальным документом является расходный кассовый ордер. В каждом из этих вариантов предусмотрена возможность закупки от плательщика НДС и от поставщика, освобожденного от этого налога.

   При закупке за наличные оплата и получение ТМЦ всегда происходят практически одновременно. Безналичная оплата может предшествовать получению ТМЦ, а может осуществляться позже. Документооборот и проводки при этом будут отличаться, но только для плательщиков НДС. Для неплательщиков эти случаи отличаются лишь порядком регистрации документов, поэтому на схеме в этом случае изображена только одна ветвь, когда закупка от неплательщика НДС осуществляется по предоплате. Строго говоря, нужно было бы нарисовать еще одну, на которой сначала идет получение ТМЦ, а затем – оплата.

  До 01.01.2006г. для плательщиков НДС это нужно было делать еще и потому, что проводки, соответствующие возмещению НДС, делались после выполнения двух условий – товар должен быть оприходован на склад предприятия и оплачен. После 01.01.2006 осталось одно условие оприходования. Это существенно упростило ведение бухгалтерского и складского учета, поскольку из обращения оказалось выведено двусмысленное и неопределенное понятие «оплаченного товара». В самом деле, пусть снабженец взял в кассе предприятия 50 тыс. руб., заплатил их поставщику, и по взаимной договоренности набрал у него товаров на 100 тыс. руб. Как разбросать этот товар на две кучи, чтобы стоимость каждой была ровно 50 тыс. руб.? Задача, в ряде случаев неразрешимая в принципе.

   Иными словами, после 01.01.2006г. проводки, привязанные к документам, фигурирующим на этой схеме, оказались не зависящими от того, что было сделано раньше – оплата товара или его получение. Однако после 01.01.2009г. такая зависимость возникла вновь, поскольку порядок возмещения НДС при закупках, как уже упоминалось, изменился в очередной раз. Теперь появилась возможность делать возмещение НДС не только при оприходовании ТМЦ, но и при выплате поставщику аванса. Как всегда, нормативные документы, сопровождающие эти изменения, были составлены с множеством двусмысленностей и противоречий. Правда, вскоре появились разъяснения, что возмещение НДС с аванса уплаченного является правом, а не обязанностью налогоплательщика. Так что те, кто предпочитает не попадать на «территорию налогового произвола», получили возможность не делать упомянутое возмещение.

Рис.16

   В верхней части схемы изображено принятие решения о закупке. Ясно, что без этого элемента процесс закупки не начнется. Однако, во всяком случае, пока, на большинстве предприятий этот элемент бизнес-процесса не формализован, и не связан с определенным документом. Хотя приходилось встречать предприятия, где таким документом является служебная записка. На одном предприятии мы даже включили этот документ в оборот автоматизированной системы, и привязали к нему проводку на специальный забалансовый счет «Инициаторы закупок ТМЦ». Когда принималось решение о закупке, делалась проводка в дебет этого счета, когда инициатор закупки сдавал ТМЦ на склад, а накладную и счет-фактуру в бухгалтерию – в кредит.

   Не всегда на предприятие поступает и счет от поставщика, особенно в тех случаях, когда закупка производится за наличные. Однако на некоторых предприятиях заводят достаточно жесткий порядок, когда решение о закупке фиксируется визой руководителя на счете, полученном от поставщика. Тогда счет может являться документом, используемым и на той ветви схемы, которая соответствует закупке за наличные.

   В бизнес-процессе «Закупка ТМЦ» может присутствовать еще один необязательный документ – доверенность на получение материальных ценностей. Он используется тогда, когда лицо, получающее ТМЦ, не имеет возможности поставить на оба экземпляра накладной поставщика печать своего предприятия. В этом случае в накладной ставится только подпись, а доверенность остается у поставщика и прикладывается к его экземпляру накладной.

   Наверное, на схеме можно было бы изобразить и случай оплаты бартером, но это уже будет сочетание двух бизнес-процессов, закупки и реализации. Хотелось бы, для начала, не распыляться на детали, а рассмотреть наиболее типичные случаи.

   Если поставщик является плательщиком НДС, от него поступают и учитываются два документа – накладная на перемещение ТМЦ и счет-фактура, если нет – только накладная. Соответственно,  в первом случае материальные ценности учитываются по цене приобретения за вычетом НДС, во втором – просто по цене приобретения. Если от плательщика НДС поступает счет-фактура, о ней делается запись в книгу покупок.

   При получении банковской выписки, отражающей факт перевода предоплаты поставщику – плательщику НДС, предприятие должно принять решение о том, воспользоваться или нет своим правом на зачет и возмещение НДС.

   Если выгода от такого возмещения невелика и срок между оплатой и получением товара короткий, скорее всего, будет принято решение не заходить на территорию налогового произвола и не заниматься доказыванием соответствия своих действий зыбким и неопределенным правилам, регулирующим возможность такого возмещения. Тогда последующее оформление документов оприходования ТМЦ ничем не отличается от оприходования товара, полученного в кредит.

   Если же предприятие решило воспользоваться своим правом на возмещение НДС с аванса, уплаченного поставщику, документооборот существенно изменяется и становится очень специфическим. Он изображен на крайней левой ветви схемы. На этой ветви в документооборот вовлекается специальный документ – авансовая счет-фактура, полученная от поставщика. Запись о ней также заносится в книгу покупок. В дальнейшем эта запись «сторнируется» записью в книгу продаж.

   Зачем нужны книга покупок и книга продаж? Они появились тогда, когда НДС, т.е. налог на добавленную стоимость стали начислять независимо от добавленной стоимости. А именно, при каждой продаже, делается проводка в кредит счета расчетов с бюджетом по НДС, на сумму, определяемую полной суммой продажи. При каждой покупке делается проводка в дебет счета, на сумму НДС, уплаченного в составе цены приобретенного товара. Выполнение этой проводки часто называют возмещением НДС. Теоретически, в результате одной покупки и одной продажи, сальдо на счете расчетов по НДС будет соответствовать определенному проценту от торговой наценки. Однако, на практике принимаются многочисленные поправки к законам и подзаконные акты, заставляющие начислять НДС до окончания продажи, и всячески затрудняющие возможность возмещения НДС. Главное препятствие – это покупка товара у неплательщика НДС.

   Так, если наше предприятие купит товар у неплательщика НДС за 100 тыс. руб. и продаст его за 118 тыс. руб., заплатить НДС придется 18 тыс.руб. Поскольку добавленная стоимость в этом случае 18 тыс., фактическая ставка налога на добавленную стоимость в данной операции будет 100%. Думаю, что в среднем по российской экономике, фактическая ставка НДС составляет 30-40%, и слабо зависит от официальной ставки, определяемой налоговым кодексом. Для нас это оборачивается необходимостью тщательно просчитывать последствия операций с каждым партнером, который не является плательщиком НДС. Соответственно, если мы получим освобождение от этого налога, дополнительную осторожность придется соблюдать нашим партнерам.

   На приведенной схеме рядом с теми документами, которые порождают бухгалтерские проводки, изображены цифры. Они обозначают типовые операции, с помощью которых формируются порождаемые документом проводки. В принципе, привязка этих проводок к первичным документам может несколько варьироваться. Проводки, порождаемые первичным документом, регулируются настройкой типовых операций в том модуле, где этот первичный документ обрабатывается. Главное требование к проводке, чтобы хронологически она совпадала с моментом совершения операции, ее породившей. По этой причине, если несколько первичных документов формируется одновременно, в принципе, можно связывать проводки с разными документами. Другое дело, что в продуманной учетной системе хотелось бы видеть в этих связях некоторую логику. Кроме того, от способа привязки проводок часто зависит и производительность труда в учетной системе. Так что, на самом деле, реальных вариантов здесь немного. В любом случае, желательно их тщательно анализировать и обсуждать.

   В системе БЭСТ-5 операции, изображенные на схеме, будут делаться, не менее, чем в трех программных модулях. Они могут затронуть модули «Денежные средства» и «Расчеты с сотрудниками» из программной группы «Финансы», и модуль «Товары. Продукция» из группы «Логистика». Аналогичные настройки операций по учету ТМЦ желательно сделать и в модуле «Сырье. Материалы», если этот модуль используется. Относительно недавно появилась возможность формирование проводок и в модуле «Книга покупок – продаж» в группе «Логистика». Кажется достаточно заманчивым и логичным связать проводки в дебет счета расчетов с бюджетом по НДС с формированием записи в книгу покупок, а в кредит счета – с записями в книгу продаж.

   С другой стороны, есть определенные соображения в пользу того, чтобы связывать все проводки с одним документом в том случае, когда несколько первичных документов формируется практически одномоментно в рамках одного технологического цикла. Например, при формировании тройки документов: накладная, счет-фактура, запись в книгу покупок или продаж. Возможно, что в этом случае легче будут диагностироваться ошибки в бухгалтерском учете.

   После неоднократного опробования технологической схемы в течение 6-12 месяцев, мы остановились, все-таки, на привязке формирования проводок по счету расчетов по НДС к записям в книги покупок и продаж. На схеме им соответствуют типовые операции 7, 8 и 9.

   На схеме присутствует специфический первичный документ - товарный чек. Он выдается обычно предприятием розничной торговли по просьбе покупателя. При обработке товарного чека в учетной системе товар, как правило, приходуется не от предприятия розничной торговли, а непосредственно от подотчетного лица. При этом зачета и возмещения НДС нет, даже если предприятие розничной торговли является плательщиком этого налога. По форме товарный чек почти не отличается от накладной и роль его в учетной системе та же. Обычно товарный чек приходуется в модуле складского учета, и в этом же модуле по нему делаются все необходимые проводки. Соответственно, в авансовом отчете в этом случае проводки не делаются. Поэтому в модуле, обрабатывающем авансовые отчеты, обязательно должна присутствовать типовая операция «Закупка ТМЦ без проводок».

   Если же подотчетное лицо получило у поставщика комплект документов из накладной, счета-фактуры, и корешка приходного кассового ордера, оприходование соответствующих ТМЦ естественнее производить от поставщика обычным образом. Иначе проводку по зачету НДС в кредит счета 71 придется подтверждать счетом-фактурой, полученной от партнера, не имеющего к этому счету никакого отношения. В авансовом отчете этой закупке может соответствовать проводка ДТ 60  КТ 71, отражающая факт передачи оплаты подотчетным лицом поставщику, подтвержденный корешком приходного кассового ордера.

 

Вход на сайт

Сейчас на сайте

Пользователей онлайн: 0.