Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха) » 11. Бизнес-процесс «Начисление и выплата зарплаты»

11.1 Настройки модуля «Заработная плата» в системе БЭСТ-5.

   Пожалуй, без преувеличения можно сказать, что этот модуль является гордостью систем БЭСТ. В нем реализованы весьма мощные возможности реализации как повременной, так и сдельной форм оплаты труда. Зарплата каждого сотрудника может распределяться по большому числу счетов производственных затрат, что особенно важно при формировании сметы фактических затрат по видам выпускаемых изделий. Наконец, дебетовые счета для начисления взносов во внебюджетные фонды могут «наследовать» счета затрат породившей их зарплаты. В этом модуле реализовано ведение табеля рабочего времени (если не применяется специализированный модуль ведения табельного учета), собственно начисление и расчет заработной платы, формирование связанных с ней проводок как по счету 70, так и по социальному налогу и взносам по травматизму. В системах БЭСТ-5 модуль учета зарплаты работает в тесном взаимодействии с модулями управления кадрами и табельного учета, в которые вынесена часть функций, более уместная именно для систем управления.

   Поскольку состав программной системы БЭСТ-5. «Мой бизнес» является фиксированным, модуль управления кадрами в нем не отключается. Поэтому для работы с модулем «Зарплата» следует предварительно заполнить несколько справочников и ввести достаточно много кадровой информации. При этом придется комбинировать начальную настройку с действиями, которые должны быть сделаны в модуле «Кадры». В полном комплексе БЭСТ систему управления персоналом составляют три модуля – «Заработная плата», «Кадры» и «Табельный учет». В принципе, можно не использовать два последних модуля, и всю необходимую кадровую информацию вводить в модуле «Зарплата». При определении фиксированного состава системы БЭСТ-5. «Мой бизнес» было принято решение включить в него модуль «Кадры», поскольку приказы по персоналу, и некоторые кадровые документы должны присутствовать и в самом малом предприятии.

   После первого входа в модуль «Учет заработной платы» появляется запрос о том, какой месяц должен быть первым расчетным периодом при учете заработной платы. На него следует отвечать внимательно, т.к. изменить этот период в дальнейшем будет достаточно сложно. В российском законодательстве подразумевается помесячный расчет зарплаты. Те предприятия, которые пытаются организовать, например, еженедельное начисление и выплату, сталкиваются с определенными проблемами в расчете налогов. В системах БЭСТ предусматриваются процедуры закрытия предыдущего месяца, и открытия последующего. Эти процедуры разнесены. Между закрытием одного месяца и открытием другого рекомендуется вносить изменения в кадровую информацию или настройки модуля. После открытия месячного периода можно вернуться в состояние, когда предыдущий месяц уже закрыт, а последующий еще не открыт, выбрав пункт меню «Настройка подсистемы» - «Управление периодами» - «Очистка данных за период». Можно вернуться и в состояние, когда открыт предыдущий месяц, если выбрать пункт «Откат на предыдущий период», но для этого перед закрытием периода должен быть дан положительный ответ на запрос о необходимости формирования файла отката. В любом случае, при выполнении этих процедур будет потеряна информация о начислении зарплаты в текущем месяце.

   «Учет заработной платы» - специализированный учетный модуль, поэтому связь между проводками и данными по зарплате управляемая, и не определяется в программе жестко. Например, чаще всего, начисление взносов во внебюджетные фонды производится на те же счета затрат, что и породившей их зарплаты. Однако можно предусмотреть и более сложную систему формирования проводок. Важно понимать, что месячный расчетный период в модуле «Учет заработной платы» не совпадает с календарным месяцем, и сальдо расчетов с сотрудником на конец месяца – это сальдо не на последний календарный день месяца, а на дату формирования последней ведомости на выплату зарплаты за этот месяц. Обычно это 5 – 15 число месяца, следующего за расчетным. По этой причине оборотная ведомость по счету 70 за календарный месяц не должна совпадать с расчетной ведомостью по зарплате. Точнее, обеспечить такое совпадение можно, но это повлечет за собой значительные изменения в технологии учета, и сделает ее существенно более жесткой.

   Поскольку, как уже упоминалось, в системах БЭСТ есть разделение аналитической информации между планом счетов и специализированными учетными модулями, заводить на счете 70 аналитические счета не рекомендуется. Вся информация по отдельным сотрудникам имеется в специализированном модуле, и правильность формирования проводок всегда может быть подтверждена несколькими стандартными документами. Не рекомендуется заводить и субсчета, так как тогда неизбежно возникнет проблема деления между ними подоходного налога. В госбюджетном учете такая проблема появилась, начиная с 2000 года, но до сих пор не решена на уровне нормативных документов.

   После выбора первого расчетного периода необходимо заполнить и проверить несколько справочников, без которых нельзя будет занести кадровую информацию. Обязательно должны быть записи в справочнике подразделений и справочнике должностей. Эти справочники формируются в модуле «Кадры» - «Структура предприятия». Справочник подразделений затем дополняются бухгалтерскими характеристиками в модуле «Зарплата».

   В справочник подразделений в малом предприятии можно занести одну запись – «Все предприятие» (рис.  79).

Рис. 79

   Указывается полное и краткое название подразделения, и ОКАТО – код административно-территориального образования, в котором находится подразделение предприятия. Даже если предприятие находится в пределах одного образования, этот код следует указать, так как он должен присутствовать в налоговой карточке каждого сотрудника, и в данных по подоходному налогу, сдаваемых в электронном виде ежегодно.

   Чтобы сформировать справочник должностей, следует в модуле «Кадры» выбрать папку «Справочники приложения» - «Должностной состав» - «Должности», и заполнить его тем перечнем должностей, которые предполагается использовать (рис. 80).

Рис. 80

В модуле «Заработная плата» справочник подразделений дополняются бухгалтерской информацией, как показано на рис.  81. Прежде всего, это счета затрат для зарплаты, начисляемой сотрудникам этого подразделения. В дальнейшем, для того или иного начисления, они могут изменяться. Счета из справочника будут использованы только в том случае, если в других настройках не будет указано иное.

Рис. 81

   Еще один справочник, без которого ввод кадровой информации будет невозможен - это «Графики рабочего времени», где должна присутствовать хотя бы одна запись. Без нее невозможно будет вести табель учета рабочего времени. Между тем, его ведение необходимо даже в том случае, если зарплата сотрудников не зависит от отработанного времени. Он нужен для расчета отпускных, больничных, и для подготовки данных по персонифицированному пенсионному учету.

   Форма ввода графиков рабочего времени тесно связана с методикой ведения табелей рабочего времени. Возможны две формы, в зависимости от того, используется или нет модуль «Табельный учет». Если, как в нашем случае, он не используется, в табеле рабочего времени будут отражаться суммарные данные о том, сколько дней в месяце сотрудник работал, сколько – болел или находился в отпуске. Если же модуль «Табельный учет» используется, можно указать конкретные даты, когда имело место то или иное использование рабочего времени.

   Графики рабочего времени вводятся в модуле «Зарплата», в папке «Формирование справочников» - «Нормативные справочники» (рис. 82). Если в поле «Использовать календарь» стоит «да», можно автоматически рассчитать нормативное рабочее время для данного месяца с использованием календаря.  Календарь вызывается нажатием кнопки «Сведения», расчет производится с помощью кнопки «Операции».

Рис. 82

   Полезно до начала работы проверить также таблицу ставок подоходного налога, п. «Формирование справочников» – «Нормативные справочники» - «Таблицы подоходного налога» - «Настройка таблицы ставок». Дело в том, что в таблице ставки приведены в привязке к году, а текущий год может отсутствовать. Кстати, по окончании года, таблицу ставок на следующий год следует сформировать вручную.

   Следующая группа справочников касается взносов во внебюджетные фонды. Отдельные виды оплаты труда могут не облагаться этими взносами. Например, не входит в налогооблагаемую базу для всех фондов оплата больничных листов.

   Налогооблагаемая база регулируется так называемыми колонками начислений в фонды. Это группа видов начислений, с которых берется данный взнос. Для пенсионного фонда и фонда медицинского страхования эта колонка имеет номер 019, для фонда социального страхования – 021.

   Алгоритмы, по которым рассчитываются взносы в фонды, регулируются в двух пунктах меню - «Таблицы ставок» и «Таблицы тарифов». Они расположены в папке «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» - «Начисления в фонды».  В этих справочниках задаются алгоритмы расчета начислений в фонды для каждого человека, и регрессивная шкала ставок для каждого начисления. В пункте «Таблицы тарифов» приведены также ставки для определения страховой и накопительной составляющих взносов в пенсионный фонд в зависимости от возраста. Возможность включить вновь зависимость от пола тоже пока оставлена.
С одной стороны, возникает впечатление, что настройка этих алгоритмов могла бы быть организована и попроще. С другой – сохраняется достаточно богатый инструментарий для реагирования на возможные резкие изменения в законодательстве по налогообложению зарплаты. Во всяком случае, если эти изменения касаются только численной величины процентов, их можно легко корректировать в п. «Таблицы тарифов» (рис. 83).

Рис. 83

   В п. «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» - «Платежи в фонды» настраивается расчет платежных поручений для ежемесячной уплаты налогов, связанных с заработной платой. В поле «Получатель» следует указать номер получателя налогов или взносов из справочника партнеров. Он для всех налогов один и тот же – местное отделение Федерального казначейства. Платежные поручения на уплату подоходного налога и взносов должны иметь специфическую форму – налоговую.

   Налоговое платежное поручение отличается от обычного заполнением условными символами специальной строки, расположенной между данными о получателе платежа и его назначением. В этой строке присутствуют семь полей. Первое поле – код бюджетной классификации (КБК). Он двадцатизначный, для каждого налога – свой. При заполнении этого поля следует быть особенно внимательным. Если он указан неправильно, платеж данного налога не будет считаться уплаченным, и это породит налоговые санкции, несмотря на то, что по другому налогу, возможно, будет переплата. При этом не принимается во внимание текст из поля «Назначение платежа». В настройке платежных поручений (рис.  84) эти двадцать знаков распределены по четырем полям:  «Прямые получатели», «ОФК», «Программа доходов», «КОСГУ». Трудно сказать, зачем эти извращенные понятия из бюджетного учета были привнесены в хозрасчетную версию. Например, КОСГУ расшифровывается как «код операции сектора государственного управления». А значение этого параметра, 110 или 160, имеют название «налоговые доходы» или «отчисления на социальные нужды». Нормальному человеку трудно понять, о каком секторе и каком государстве здесь может идти речь, но ставить три цифры в платежное поручение он вынужден. Короче говоря, двадцать цифр, переписанных со стенки или сайта налоговой инспекции, нужно записать в четыре поля – 3, 10, 4 и 3 цифры в порядке их следования.

Рис. 84

   Второе поле в печатной форме налогового платежного поручения - ОКАТО - код административно-территориального образования. Если предприятие расположено в пределах нескольких образований, для каждого ОКАТО следует формировать отдельное платежное поручение. Третье поле – «Основание платежа». Выбирается из справочника, обычно – ТП (текущий платеж). Четвертое поле – «Налоговый период». Значение комбинируется из трех частей, разделенных точкой. Сначала следуют две буквы, например, МС для ежемесячного, или КВ для ежеквартального платежа. Затем двузначный номер месяца и четырехзначный номер года. Поля «Номер документа» и «Дата документа» оставлены для номера и даты документа налоговой инспекции, содержащего требование об уплате платежа. В подавляющем большинстве случаев такого документа нет, и тогда в этих полях должен ставиться 0. Седьмое поле  - «Тип платежа»,- заполняется с использованием справочника. Чаще всего выбирается НС – Уплата налога (сбора). Возможно, в каких-то инспекциях потребуют ставить ВЗ. Это, как видно из рисунка, легко настроить и автоматизировать.

   В настройке платежных поручений на закладке «Продолжение» указывается вид документа и расчетный счет, с которого будет производиться уплата. Для  налогов, уплачиваемых с доходов физических лиц, указывается также тип дохода. Следует помнить, что такие налоги уплачиваются отдельными платежными поручениями. Например, если сотрудники предприятия получали безпроцентную ссуду, налог с материальной выгоды должен перечисляться отдельным платежным поручением.

   Налоговое платежное поручение имеет еще одно отличие. В правом верхнем углу в квадрате должно стоять 01. Это так называемый статус плательщика, который тоже можно выбрать из справочника. Для налогов, уплачиваемых с доходов физических лиц, указывается также тип дохода.

   В последнем поле на рис. 84 указывается вид платежа, обычно - «ЭЛЕКТРОННО».

   В малых предприятиях чаще всего используются простейшие формы оплаты труда. Вплоть до того, что каждый месяц зарплата каждого сотрудника определяется индивидуально, в зависимости от возможностей предприятия. Поэтому настраивать отдельные виды начислений и удержаний нет необходимости, можно воспользоваться готовыми настройками. Тем не менее, следует отметить, что в системах БЭСТ имеется несколько понятий для формирования сложной системы оплаты труда. Прежде всего, это начисления, т.е. составляющие заработной платы, и удержания из нее. Некоторые начисления или удержания не меняют сумму к выдаче, но меняют налогооблагаемую базу для начисления подоходного налога. Сумма взносов во внебюджетные фонды, начисленных на зарплату отдельного сотрудника, также рассматривается как удержание, не входящее в итоговую сумму, и рассчитывается вместе с зарплатой сотрудника в его лицевом счете. Для каждого начисления и удержания указывается алгоритм его расчета и типовая операция, которая определяет, какие проводки будут делаться в связи с формированием данного начисления или удержания. Чаще всего в небольших предприятиях используется одно начисление, зарплата по окладу, и шесть удержаний, подоходный налог и взносы, рассчитываемые индивидуально.

   Несколько начислений или удержаний могут объединяться для каких-либо целей в так называемые колонки и группы. Колонки используются для расчета других начислений или удержаний. Например, колонка начислений «Облагаемый налогом доход» объединяет начисления, от которых зависит расчет подоходного налога, колонка «Входимость в отпускные» объединят начисления, используемые при расчете среднего заработка для начисления отпускных. Одно и то же начисление или удержание может входить в несколько колонок. Группы – это тоже объединения начислений или удержаний. Они используются, в основном, для налогового учета. Одно начисление может входить только в одну группу.

   О методиках построения с помощью программ БЭСТ различных систем оплаты труда можно написать целую книгу. Тем, кто интересуется полным набором возможностей, лучше обратиться к описанию модуля «Зарплата».

   После проверки или заполнения основных справочников можно приступить к формированию карточек персонального учета, которые содержат кадровую информацию, необходимую для начисления зарплаты и составления отчетности по зарплате. Они вводятся в модуле «Кадры» в процессе оформления приказа о приеме на работу. Прием каждого сотрудника оформляется отдельным приказом. Электронная форма для ввода приказа представлена на рис. 85.

Рис. 85

   Если приказ касается приема на работу руководителя и главного бухгалтера предприятия, то карточки на них частично были заполнены в «Мастере начальных настроек». В этом случае, чтобы не начинать заполнение их заново, в поле «Тип» нужно выбрать «Оформление». В остальных случаях – «Новый сотрудник».

   Данные о должности сотрудника, график его работы  и оклад заносятся на закладке «Работа». Другие личные данные - по кнопке «Л/карточка» в карточку персонального учета. Данных в карточке достаточно много. Они распределены по нескольким закладкам. Не все поля обязательны для заполнения. Но подразделение, должность и график рабочего времени указываются обязательно с использованием справочников, которые нельзя пополнять в процессе ввода карточки. Поэтому они должны быть подготовлены заранее. Обязательно должна быть указана и дата приема на работу.

   Адрес должен быть указан с использованием справочника, который размещается на сайте МНС. Импортировать адреса можно, используя программную  группу «Настройка» - «Общие данные» - «Территориальные единицы» - «Импорт  адресов из справочника ФНС».  При этом особое внимание надо обратить на заполнение кода страны в фактическом адресе. Если это поле оставить незаполненным, то, независимо от значения поля «Резидент», взносы во внебюджетные фонды считаться не будут.

   После заполнения всех необходимых предприятию для использования полей приказа о приеме на работу и личной карточки сотрудника, приказ записывается в специальный реестр и получает статус «Проект». Статус может быть изменеи сначала на «Исполнен», а затем – «Передано в зарплату». Изменение статуса делается с помощью кнопки «Операции» (рис. 86).

Рис. 86

   После передачи приказа в модуль «Зарплата», в последнем образуется своя карточка персонального учета сотрудника, в которой присутствует только та кадровая информация, которая влияет на расчет зарплаты или формирование персональных данных, передаваемых в налоговую инспекцию или пенсионный фонд. Эта карточка должна быть дополнена данными теперь уже бухгалтерского характера. И прежде всего, это счета затрат, на которые будет относиться зарплата сотрудника, если в документах начисления не указано иное.

   Если бухгалтерский и налоговый счета затрат присутствуют в справочнике подразделений, они проставляются и в карточку персонального учета, где их, правда, можно изменить. Кроме основных данных, карточка персонального учета имеет еще несколько страниц, которые можно вызвать путем нажатия клавиши F10. Рекомендуется проверить на странице «Дополнительные сведения» дату рождения, т.к. от нее зависит величина страховых и накопительных взносов в пенсионный фонд. Если в карточке персонального учета в поле «Статус сотрудника» выбрано «Штатный сотрудник», на странице «Льготы на сотрудника» следует добавить (F4) льготы по подоходному налогу, если они положены сотруднику. Следует заполнить также закладки «Постоянные начисления» и «Постоянные удержания». Сделать это можно, в том числе и используя в реестре карточек кнопку «Операции» -  «Действия для всего списка карточек». При открытии расчетного периода постоянные начисления и удержания попадают в лицевой счет сотрудника автоматически.

   Состав постоянных начислений зависит от системы оплаты труда, принятой на предприятии. Для малого предприятия это, чаще всего, одно начисление ЗР1. Состав постоянных удержаний должен, как правило, содержать пять позиций. Это подоходный налог, и четыре взноса во внебюджетные фонды. Два взноса в пенсионный фонд, на страховую и накопительную часть пенсии, в силу специфики их расчета, представлены одной строкой. Эти взносы присутствуют в лицевом счете, но не влияют на итоговую сумму зарплаты, которая должна быть выплачена сотруднику. Страница карточки персонального учета, вызванная с помощью пункта меню «Постоянные удержания», представлена на рис. 87.

Рис. 87

   Если счет затрат у взноса во внебюджетный фонд не указан, он считается тем же, что и у породившей его зарплаты.
   После заполнения карточек персонального учета сведения о сотрудниках можно будет использовать в самых разных учетных модулях, указывать материально-ответственных лиц, открывать аналитические счета с использованием справочника сотрудников на счете 71 и т.д.

   Рассмотрим, в заключение, типовые операции, используемые в модуле «Зарплата». Они привязываются к отдельным начислениям и удержаниям, и формируют проводки после расчета лицевых счетов.

   Настройка типовых операций осуществляется с помощью п. «Типовые операции», расположенного в папке «Формирование справочников». На рис. 88 показан список типовых операций. Одновременно в нижней части экрана можно видеть настройки той операции, на которой расположен курсор. Здесь мы еще раз обращаем внимание на разный подход к эргономическим характеристикам интерфейса модуля. В одном случае настройки видны одновременно со списком, в другом – их можно увидеть только уйдя из списка на специальную закладку.

Рис. 88

   Из рисунка видно, что типовая операция, которая связана с начислением взноса в ФСС (начисление взноса – это удержание в лицевом счете), предусматривает формирование двух проводок, одну – бухгалтерскую, и одну – налоговую. В шаблоне бухгалтерской проводки стоит #1, что означает «счет затрат из н/у лицевого счета». Если этот счет указан для начисления взноса, будет делаться проводка на указанный счет. Если не указан – на тот счет затрат, куда относится породившая этот взнос зарплата.

   В настройке типовых операций, как при расчете сумм проводок, так и для формирования шифров аналитических счетов, можно использовать условные операторы и ряд стандартных параметров, что бывает полезно в производственных предприятиях, когда учет затрат на выпускаемые изделия осуществляется путем использования аналитических счетов на счете 20. Однако, чаще всего, базовые настройки типовых операций в модуле «Зарплата» менять нет необходимости.

   На рис. 88 представлены проводки, которые соответствуют операциям, отмеченным на схеме бизнес-процесса цифрами 1 и 2. Операции, соответствующие цифрам 3, 4 и 5, настраиваются в модуле «Денежные средства». Настройка их мало отличается от настройки уже рассмотренных типовых операций для действий с наличными и безналичными денежными средствами, а некоторые особенности в их применении будут рассмотрены в следующей главе.

   Последним действием, предшествующим конкретной работе в рамках настоящего бизнес-процесса, является открытие расчетного периода. Это делается в п. «Настройка» - «Управление периодами» - «Открытие нового периода».

Вход на сайт

Сейчас на сайте

Пользователей онлайн: 0.

Партнеры